Por Felipe Saraiva*
Reduzir custos, evitar possíveis erros e melhorar o desempenho organizacional, esses são apenas alguns dos benefícios de controlar os riscos e falhas que a empresa está vulnerável.
Trabalhar com diversas ferramentas de gestão sempre foi algo que me fascinou, nesta área de atuação é possível entender muito sobre todas as áreas de qualquer organização, as competências relativas aos profissionais de qualidade devem abranger muita flexibilidade e atualizações constantes.
Falando sobre atualizações, podemos citar entre essas diversas ferramentas a possibilidade de gerir todo e qualquer risco que a empresa possa vir a correr ao longo de suas atividades, sendo eles operacionais, táticos ou até mesmo estratégicos.
Diversas empresas já possuem as suas ferramentas de gestão de riscos implementadas, em contrapartida outras organizações não analisam essas variáveis e atuam de forma imatura. Estar exposto ao risco é algo que não é passível de escolha, sendo que todas as organizações possuem concorrentes e demais stakeholders que não são suscetíveis de controle.
Dispor de planos de ações e ter o controle dos prováveis problemas que ocorrem na sua organização, te colocam a anos-luz à frente de seus concorrentes, por isso é preciso CONTROLAR! Me apetece muito a frase: “Planejar é um tempo bem investido”.
Estar à mercê do que pode acontecer, coloca a organização em uma posição totalmente desfavorável, pois os custos para lidar com o que deu errado, não foram programados, não foram planejadas táticas de ações e muito menos o controle dos prejuízos causados.
Como comentei anteriormente, existem diversas ferramentas que possibilitam uma empresa PLANEJAR o como realizará a sua gestão de riscos, posso sugerir inúmeras delas, porém duas são simples e possibilitam um controle efetivo de ações. Se a empresa não possui o planejamento de riscos ou está “engatinhando”, as seguintes sugestões valem ouro!
MAPEAMENTO DE PROCESSOS:
Se você possui os conhecimentos empíricos e profissionais com os devidos conhecimentos tácitos de todos os processos da sua organização, a probabilidade de algo dar errado é irrelevante e se isso ainda assim vir a acontecer, os prejuízos causados serão irrisórios ou passíveis de controles imediatos.
Mapeamento de processos é meio caminho andado para se ter os devidos controles de gestão de riscos, pois como você pretende controlar algo se não faz ideia de como se transcorre? A resposta é simples: Conheça os seus processos, desenhe eles, escreva como são desenvolvidos, quem são as pessoas responsáveis, busque sempre mantê-los atualizados, crie regras e padrões para toda a organização.
Este mapeamento pode ser simples ou elaborado com maestria, depende muito do porte da sua empresa e dos recursos que esta possui para a realização destas atividades. Os processos podem ser simplesmente escritos em uma folha timbrada como o logotipo da empresa, sistemas podem ser utilizados também. Gosto muito de utilizar o HEFLO para mapeamento de processos, o site possibilita cadastramento de usuários free e também para assinantes, o designer da plataforma é dinâmico e clean, possibilitando assim a utilização de profissionais nos mais variados segmentos da organização.
Então, essa é a primeira dica: MAPEIE O SEUS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS! Com essa simples atividade, você já terá o controle dos riscos da sua organização, pois assim que tudo estiver determinado e conforme as especificações corretas, agir de uma forma equivocada é pouco provável, sem contar que essas determinações auxiliam muito na realização das atividades de seus profissionais.
FMEA (Failure Mode and Effect Analysis):
Temos então o FMEA (Análise de Modo e Efeito de Falha) que se torna adequado e diferenciado para esta abordagem pois além de ser uma ferramenta completa para a gestão de riscos, pode ser utilizada para diversas outras necessidades da empresa, como a criação de novos produtos e serviços.
É uma ferramenta para analisar os modos de falhas e seus efeitos, há necessidade de identificar possíveis erros e falhas que poderão ocorrer ao longo do processo, após essa análise, deve-se identificar a severidade que essas variáveis possuem, outra abrangência necessária é demonstrar com que frequência esses erros e falhas acontecem e qual a facilidade de detecção por parte da empresa em descobrir quando esses importunos erros ocorrem.
A aplicabilidade desta análise pode ser realizada em qualquer modelo de organização, assim como a qualquer tipo de processo. O indicado realmente é utilizá-la em conjunto com o mapeamento de processos supracitado. Uma de suas principais vantagens é a priorização de riscos, possibilitando a visualização por parte dos líderes, quais são as probabilidades de erros que a empresa possui, assim como a identificação de causas e efeitos, possibilitando assim a realização das ações que serão utilizadas para inibir as falhas.
As duas ferramentas de gestão sugeridas, devem ser realizadas por profissionais que conheçam muito bem como as coisas funcionam na sua organização, pois tanto o Mapeamento de Processo quanto a elaboração da Matriz FMEA possuem a necessidade de conhecimento empírico e o máximo de conhecimento tácito possível, para que assim a realização destas estratégias possa ser eficaz e obter o resultado desejado.
É importante que a gestão de riscos seja aplicada na empresa de forma a se tornar uma cultura organizacional, os colaboradores precisam entender como isso funciona e quais benefícios traz para as atividades e para o bom funcionamento da empresa. Fazer com que essa aplicação se torne rotina será o maior desafio das lideranças.
*Felipe Saraiva - Administrador de Empresas
Especialista em Marketing e Responsabilidade Socioambiental
Contato: fellipesaraiva@hotmail.com