Por Lucas Eibs*

Organizar um evento, seja ele como for, é um grande desafio. Entre as funções de um produtor de eventos, destaca-se: desenvolver o conceito e a marca, desenhar o projeto, elencar objetivos, providenciar documentação necessária, gerenciar fornecedores, planejar logística, prever estruturas, comunicação visual, sonorização, iluminação, estratégias de promoção, etc. Há também a necessidade de estar envolvido antes, durante e depois do evento, realizando visitas técnicas, montagem e desmontagem.

São infinitas as funções de um profissional de eventos e toda produção exige conhecimento, habilidade e atitude. O profissional que estiver a frente de um projeto deve ser organizado, criativo e flexível. Costumo dizer, também, que imprevistos são previstos. Por isso é preciso estar pronto para gerenciar conflitos e solucionar problemas. Na prática não há uma receita pronta para que um projeto seja executado com sucesso, no entanto, existem alguns macetes que auxiliam o produtor durante seu planejamento.

Pensar no evento de forma interrogativa, com perguntas abertas, auxilia o produtor a desenvolver visão sistêmica sobre seu projeto e ajuda a refletir sobre pontos importantes. Confira abaixo as 5 principais perguntas que devem ser feitas ao planejar um evento e se possível, crie mais e mais perguntas em cima do seu projeto.

1. Qual o objetivo do evento?

A resposta desse tópico visa entender o propósito de um evento. Qual a expectativa da marca organizadora? Onde ela quer chegar? Por que motivo ela resolveu organizar um congresso, um show ou uma convenção? Entre vários motivos, podemos destacar: relacionamento com o público, aumento de receita, ascensão no mercado, destaque entre os concorrentes, etc.

2. Qual experiência deve ser proporcionada ao público?

Um evento precisa fazer sentido para as pessoas, sejam elas convidadas de um evento particular ou participantes de um evento aberto ao público. O que elas buscam? Conhecimento? Diversão? O que não pode faltar no meu evento? Como posso me destacar entre os concorrentes? É preciso mapear o perfil dos visitantes e suas expectativas com relação ao evento, na intenção de satisfazer o máximo de pessoas possível.

3. Onde e quando será realizado?

Essa pergunta é mais complexa do que parece. Não se trata apenas do local e da data, mas de outros fatores que possam influenciar no sucesso do evento. É preciso avaliar acessibilidade, logística, previsão do tempo, eventos concorrentes, etc. Se pergunte quanto tempo você tem para cada entrega e para etapa do seu planejamento. Também é importante avaliar as consequências de um possível adiamento ou troca de local. Quando um evento é realizado em espaço público, por exemplo, a troca de data pode gerar duplicidade na cobrança de taxas.

4. Quais os recursos disponíveis?

Para que seu evento aconteça é necessário que ele seja viável. É preciso definir se haverá venda de ingressos, patrocínio, reservas ou capital de giro da empresa. Também é preciso avaliar a força dos recursos humanos, tecnológicos e estratégicos. Quem fará parte de sua equipe? Como será a definição das funções? É extremamente importante que todos os membros da equipe estejam cientes de quaisquer atualizações que ocorram no evento.

5. Qual legado deixado pelo evento?

Todo evento tem um propósito, gera uma experiência e deixa um legado, isto é, uma espécie de herança para os usuários do evento ou para a sociedade, como um todo. O que as pessoas vão falar ao sair do meu evento? Que lembrança elas terão daqui um mês ou daqui um ano? O que a cidade ganha com meu evento?

Após obter essas respostas e mapear todos os pontos de atenção para seu plano de evento, é hora de colocar a mão na massa. Alguns eventos são urgentes e exigem uma semana de planejamento, enquanto outros exigem meses ou até um ano. Crie um cronograma de atividades, destacando as responsabilidades de cada membro da equipe e os prazos de entrega de cada item. Planilhas de planejamento financeiro também ajudam muito.

Espero que estas dicas tenham sido úteis para auxiliar em sua carreira. E a partir de hoje, mude seu modo de pensar e seu modo de enxergar as coisas... Observe, imagine, QUESTIONE!

*Lucas Eibs – Produtor de Eventos